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¿Cómo organizar un webinar con éxito?

La crisis del coronavirus y el confinamiento que la pandemia ha traído consigo ha supuesto la celebración de un gran número de webinar. Una herramienta de marketing que las marcas han utilizado para mantenerse cerca de sus públicos e impactar positivamente en ellos.

Los eventos presenciales se han suspendido de un plumazo y han sido sustituidos por diferentes formatos de eventos virtuales, entre los que los webinar han ocupado un papel protagonista debido a su gran potencial para crear engagement. Pero, ¿qué pautas hay que seguir para diseñar un webinar realmente eficaz para promocionar los servicios o los productos de una empresa?

La primera ventaja que tiene un webinar se refiere a los costes, muy inferiores a los de un evento presencial. Pero también pueden llegar a resultar más eficaces. La comodidad de no tener que desplazarse a una ubicación física puede hacer que sean mucho más concurridos, en tanto que los asistentes tienen una mayor posibilidad de intervenir en los mismos a través de comentarios o preguntas. Es decir, la implicación del público puede llegar a ser muy superior.

Infraestructura y organización

Lo primero que hay que decidir a la hora de organizar una webinar es elegir una  plataforma de videoconferencia para emitirla. Las más conocidas son Zoom, Youtube, Skype, Google Meet y Google Hangouts. Para elegir una u otra, hay que tener en cuenta distintos aspectos como el número máximo de participantes que admite, la opción de introducir preguntas y respuestas, la funcionalidad de compartir pantalla y diapositivas, la grabación de audio y vídeo, entre otras.

Lo siguiente será la gestión de las inscripciones. Existen distintas herramientas para ello en las que se puede determinar un precio de asistencia o bien crear una tarifa gratuita. A continuación, llega el momento de promocionar el evento. Puede hacerse mediante invitaciones directas a la base de datos de la empresa, utilizando nuestras cuentas en redes sociales o haciendo publicidad en medios. Hay que tener muy en cuenta que, en los casos de webinar gratuitos, lo normal es que sólo asistan el 50% de las personas que confirman su asistencia. Si el contenido es suficientemente útil para cierto público, una estrategia es cobrar un precio simbólico por la asistencia. De esta manera, nos aseguramos un público más serio y comprometido. 

Elegir la temática y el formato del webinar

Decidir la temática sobre la que va a tratar la webinar es una decisión clave en el éxito del evento. El conocimiento que ya poseemos sobre las inquietudes e intereses de nuestro público nos pueden orientar a este respecto. Hay incluso quien recomienda enviar a nuestra comunidad un pequeño cuestionario que nos pueda ayudar a escoger el tema del webinar con más acierto.

El formato elegido es otra decisión crítica. Una posibilidad es ofrecer una experiencia muy interactiva a un grupo pequeño de asistentes o un formato de conferencia para un público más amplio. La mesa redonda con distintos expertos incitados es un recurso que suele tener muy buena aceptación. En el caso de que intervengan varias personas, es aconsejable contar con la figura de un moderador que dirija las intervenciones y gestione las preguntas de los asistentes. 

Los expertos en el tema señalan que puede resultar difícil mantener la atención de los asistentes, sobre todo cuando el formato consiste en una persona quieta y hablando. Para evitarlo, conviene preparar soportes visuales dinámicos y atractivos para dar vida al discurso. Imágenes, gráficos, tablas, cifras… todo vale para no aburrir. También puede ser muy útil  hacer demostraciones en directo o presentar productos para que el evento sea interesante visualmente.

Mantener el contacto 

Como cualquier otra herramienta de marketing, llega la hora de sacar partido del webinar. Conviene para ello realizar un seguimiento personalizado de cada uno de los asistentes. Algunos trucos útiles es preguntarles, unos días más tarde, si tienen alguna pregunta más o les ha quedado alguna duda. A los que se hayan inscrito y finalmente no hayan asistido, podemos invitarles a ver la grabación del webinar y a invitarles a la una  próxima edición.